Privacy Policy

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Frontlix, gevestigd te Theresiastraat, Den Haag, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacy policy. Deze policy geldt voor het gebruik van de website frontlix.com. Voor onze dashboard-omgeving op app.frontlix.com gelden aanvullende voorwaarden en een aparte verwerkersovereenkomst (zie sectie 15).

• Bedrijfsnaam: Frontlix
• KvK-nummer: 90193695
• E-mail: info@frontlix.com
• Website: frontlix.com

2. Welke gegevens verzamelen wij

Wij verzamelen alleen die gegevens die nodig zijn om onze dienstverlening te leveren en onze website te verbeteren. Onderstaand een overzicht van de gegevens die wij verwerken en hoe ze bij ons terechtkomen.

Contactformulier

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Inhoud van je bericht (optioneel)

Projectaanvraag-formulier

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Bedrijfsnaam (optioneel)
• Website (optioneel)
• Aanvullende informatie over je project (optioneel)

Demo-aanvraag

• Telefoonnummer (om de WhatsApp-demo te starten)
• De gegevens die je tijdens de demo zelf met de bot deelt — zie sectie 14

Automatisch verzamelde gegevens

• Geanonimiseerde gebruiksstatistieken via Google Analytics 4 en PostHog (zie secties 5 en 6)
• Tijdelijke formulier-invoer voor het meten van formulier-uitval (zie sectie 8)
• Technische informatie zoals browser-type, apparaattype en geschatte locatie

3. Doel van de verwerking

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het beantwoorden van vragen of aanvragen via onze formulieren
• Het versturen van bevestigingen via e-mail en WhatsApp na een aanvraag
• Het opnemen van contact om onze dienstverlening te bespreken
• Het demonstreren van ons WhatsApp-offertesysteem (de demo)
• Het verbeteren van onze website, formulieren en dienstverlening op basis van geaggregeerde, geanonimiseerde gebruiksstatistieken

4. Rechtsgrond

Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

• Uitvoering van een (pre-)contractuele relatie: voor het verwerken van je contact-, project- of demo-aanvraag en het opvolgen daarvan.
• Gerechtvaardigd belang: voor het inzicht krijgen in en verbeteren van het gebruik van onze website (analytics, heatmaps, session recordings met gemaskeerde invoer en formulier-uitval). Wij verzamelen geen gegevens voor advertentiedoeleinden, profileren je niet en delen geen data met advertentienetwerken. Onze gerechtvaardigde belangen wegen op tegen jouw privacybelang doordat invoer met persoonsgegevens automatisch wordt gemaskeerd, IP-adressen worden geanonimiseerd en data binnen de EU worden verwerkt.
• Wettelijke verplichting: als wij wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens te bewaren of te verstrekken.

5. Google Analytics 4

Wij gebruiken Google Analytics 4 (GA4) om inzicht te krijgen in hoe bezoekers onze website gebruiken. GA4 verzamelt onder andere gegevens over:

• Bezochte pagina's en de duur van het bezoek
• De manier waarop je op onze website bent gekomen (verwijzende website, zoekmachine)
• Het type apparaat, browser en besturingssysteem
• Geschatte locatie (op land- of stadsniveau, niet exact adres)

Wij hebben Google Analytics zo privacyvriendelijk mogelijk ingesteld:

• IP-adressen worden geanonimiseerd
• Er wordt geen data gedeeld met andere Google-diensten voor advertentiedoeleinden
• We hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten

Je kunt het verzamelen van gegevens door Google Analytics voorkomen door de Google Analytics Opt-out Browser Add-on te installeren.

6. PostHog (product-analytics)

Naast Google Analytics gebruiken wij PostHog om beter te begrijpen hoe bezoekers onze website ervaren. PostHog draait op een EU-server (eu.i.posthog.com), waardoor jouw gegevens binnen de Europese Unie worden verwerkt. Met PostHog meten wij:

• Pagina-bezoeken en de tijd die je op een pagina doorbrengt
• Klikken, scroll-gedrag en formulier-interacties (autocapture) ten behoeve van heatmaps en conversie-analyses
• Geanonimiseerde session recordings, waarbij alle invoervelden, e-mailadressen en wachtwoorden automatisch worden gemaskeerd — wij zien dus géén ingevulde tekst of gevoelige gegevens, alleen anoniem klik- en navigatiegedrag

We hebben een verwerkersovereenkomst met PostHog. Op een lokale ontwikkelomgeving (localhost) wordt geen data verzameld; alleen op de live website frontlix.com.

7. Cookies

Onze website maakt gebruik van de volgende soorten cookies:

Functionele cookies

Deze cookies zijn noodzakelijk voor het goed functioneren van de website. Ze worden niet gebruikt om je te volgen of te identificeren.

Analytische cookies (Google Analytics 4 en PostHog)

Deze cookies worden gebruikt om geanonimiseerde statistieken te verzamelen over het gebruik van de website.

• _ga — onderscheidt unieke gebruikers (bewaartermijn: 2 jaar)
• _ga_[ID] — behoudt sessiestatus (bewaartermijn: 2 jaar)
• ph_* — PostHog-cookies voor sessie- en gebruiksanalyse (bewaartermijn: 1 jaar)

8. Formulier-uitval (form-tracking)

Om te begrijpen waarom bezoekers een formulier soms niet afmaken, slaan wij tijdens het invullen tijdelijk de ingevulde velden op met een willekeurig sessie-ID. Dit gebeurt ook als je het formulier niet verstuurt. We gebruiken deze gegevens uitsluitend om onze formulieren te verbeteren (bijvoorbeeld: bij welk veld haakt iemand af) en nooit voor marketingdoeleinden.

• Wat wordt opgeslagen: de velden die je hebt ingevuld, een sessie-ID, de naam van het formulier en de pagina-URL.
• Bewaartermijn: maximaal 30 dagen, daarna wordt de data automatisch verwijderd.
• Opslag: beveiligd in onze Supabase-database in de EU.
• Verwijderen: wil je dat we jouw form-data eerder verwijderen? Stuur een mail naar info@frontlix.com.

9. Opslag en bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

• Contact- en projectformulier-gegevens: bewaard zolang nodig voor de afhandeling van je verzoek, met een maximum van 12 maanden na het laatste contact.
• Form-tracking (uitvalmeting): maximaal 30 dagen na de laatste activiteit, daarna automatisch verwijderd.
• Demo-gegevens (WhatsApp-demo): maximaal 30 dagen na de laatste activiteit, daarna automatisch verwijderd (zie sectie 14).
• Gepersonaliseerde demo-links: bewaard zolang de demo actief is, met een maximum van 12 maanden na aanmaak.
• Google Analytics-data: automatisch verwijderd na 14 maanden.
• PostHog-data: sessie-recordings worden maximaal 30 dagen bewaard, geaggregeerde event-data maximaal 12 maanden.

10. Delen met derden (verwerkers)

Wij delen jouw persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. Met al deze partijen is een verwerkersovereenkomst gesloten:

• Supabase (EU-regio): voor het beveiligd opslaan van formulier-, demo- en form-trackingdata in een database en object storage.
• Google (Analytics): voor geanonimiseerde websitestatistieken.
• PostHog (EU): voor geanonimiseerde product-analytics, heatmaps en session recordings met gemaskeerde invoer.
• Meta (WhatsApp Business API): voor het versturen van WhatsApp-bevestigingen na een formulier-aanvraag en voor het versturen en ontvangen van berichten in de demo.
• OpenAI: voor het automatisch begrijpen en beantwoorden van berichten en het analyseren van foto's in de demo (zie sectie 14).
• Google Calendar API: voor het inplannen van afspraken in de Frontlix-agenda na een demo of aanvraag.
• Hostinger SMTP: voor het versturen van bevestigings- en notificatie-mails vanuit het Frontlix-domein.

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Onze website maakt gebruik van een SSL/TLS-versleutelde verbinding (HTTPS), data wordt versleuteld opgeslagen in onze Supabase-database in de EU en toegang tot klantdata is beperkt tot bevoegd personeel.

12. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: je kunt opvragen welke gegevens wij van je hebben
• Recht op rectificatie: je kunt verzoeken om onjuiste gegevens te corrigeren
• Recht op verwijdering: je kunt verzoeken om je gegevens te laten verwijderen
• Recht op beperking: je kunt verzoeken om de verwerking van je gegevens te beperken
• Recht op dataportabiliteit: je kunt verzoeken om je gegevens in een gestructureerd formaat te ontvangen
• Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens op basis van gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld tegen analytics)

Om gebruik te maken van deze rechten kun je contact met ons opnemen via info@frontlix.com. Wij reageren binnen 30 dagen op jouw verzoek.

13. Klacht indienen

Heb je een klacht over de manier waarop wij omgaan met jouw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op via info@frontlix.com. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van privacy in Nederland.

14. WhatsApp Demo (branche-demo)

Op onze website kun je een demo aanvragen waarin we via WhatsApp laten zien hoe ons geautomatiseerde offerte-systeem werkt. Tijdens deze demo voeren we een gesprek met je en stellen we automatisch een voorbeeld-offerte op. Hierbij is het belangrijk om te weten hoe wij met je gegevens omgaan.

Welke gegevens verzamelen we via de demo

• Je naam, e-mailadres en telefoonnummer (uit het demo-formulier)
• De branche die je kiest (zonnepanelen, dakdekker of schoonmaak)
• Antwoorden op de vragen die de demo-bot via WhatsApp stelt (bv. adres, oppervlakte, type werk)
• Optioneel: foto's die je zelf via WhatsApp meestuurt
• De volledige gespreksgeschiedenis tussen jou en de demo-bot

Waarvoor we deze gegevens gebruiken

Uitsluitend om de demo te laten werken en om de werking van het systeem aan jou te tonen. We gebruiken deze gegevens niet voor marketing, niet voor profilering en delen ze niet met derden buiten de hieronder genoemde verwerkers.

Verwerkers (sub-processors)

• Meta (WhatsApp Business API): voor het versturen en ontvangen van de WhatsApp-berichten zelf
• OpenAI (GPT-4o-mini): voor het begrijpen van je antwoorden, het automatisch genereren van vragen en antwoorden, en het analyseren van eventuele foto's die je meestuurt
• Supabase (EU-regio): voor de versleutelde opslag van de gespreksdata, foto's en de gegenereerde PDF-offerte
• Google Calendar API: voor het inplannen van een afspraak in onze agenda als je daarvoor kiest aan het einde van de demo
• Hostinger SMTP (smtp.hostinger.com): voor het versturen van de demo-offerte e-mail vanuit het Frontlix-domein

Bewaartermijn

Demo-gegevens worden maximaal 30 dagen na de laatste activiteit bewaard en worden daarna automatisch verwijderd. Wil je dat we je gegevens eerder verwijderen? Stuur een mail naar info@frontlix.com en we doen het binnen 7 dagen.

Demo-disclaimer

De fictieve bedrijfsnamen in de demo — "SolarPower Nederland B.V.", "Dakwerken Holland B.V." en "Glanz Schoonmaak B.V." — zijn niet echt. De gegenereerde offertes zijn voorbeelden bedoeld om de werking van ons systeem te tonen en zijn geen geldige offertes voor echte werkzaamheden.

15. Dashboard-omgeving (app.frontlix.com)

Voor klanten van Frontlix bieden wij een afgeschermde dashboard-omgeving aan op app.frontlix.com. Binnen deze omgeving treedt Frontlix op als verwerker in de zin van de AVG: onze klanten zijn verwerkings­verantwoordelijke voor de gegevens van hun eigen eindklanten die binnen het dashboard worden opgeslagen (zoals leads, agenda-afspraken, inbox-berichten en reviews).

Voor het gebruik van app.frontlix.com gelden aanvullende voorwaarden en sluiten wij met iedere klant een aparte verwerkersovereenkomst (DPA). De aparte privacy-verklaring voor de dashboard-omgeving wordt op een later moment gepubliceerd. Voor vragen hierover kun je contact opnemen via info@frontlix.com.

16. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om deze privacy policy te wijzigen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd. We raden je aan om deze pagina regelmatig te raadplegen zodat je op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.

Laatst bijgewerkt: mei 2026